9,0 10 81 Tellow

Reiskosten declareren als zzp’er: zo doe je dat.

Veel zzp’ers moeten voor hun opdrachtgever wel eens de hort op. Je rijdt voor een opdracht met je privé auto naar een werkplek of je voert werkzaamheden uit bij de klant op locatie. Maar hoe factureer en declareer je dit soort reiskosten eigenlijk? Voor veel zelfstandigen is dit niet duidelijk. Daarom zet Tellow de mogelijkheden voor je op een rij en bieden we een handige tool aan voor het bijhouden en berekenen van je reiskosten.

 

 

Voordelen van reiskosten

 

Ook reiskosten zijn een onderdeel van de vergoeding voor je geleverde prestatie(s). Als jouw reiskosten worden vergoed dan is dat dus omzet, en moet jij hier als ondernemer btw over in rekening brengen. Je factureert je reiskosten dan ook met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoeding.

 

Uitgaven die je doet om de omzet te realiseren kan je daarnaast opvoeren als zakelijke kosten. Zakelijke kilometers zijn zakelijke kosten, ongeacht of je die doorberekent aan een opdrachtgever. Dat brengt twee voordelen met zich mee:

 

  1. De reiskosten zijn aftrekbaar van de winst. Hierdoor betaal je als zzp’er minder inkomstenbelasting.
  2. Je kan de betaalde btw (omzetbelasting) van een aantal autokosten zoals brandstof en onderhoud in mindering brengen op de te betalen btw.

 

De hoogte van deze bedragen zijn afhankelijk van het type vervoersmiddel dat je gebruikt, en op welke manier je de kilometeradministratie bijhoudt.

 

 

 

Privé vervoermiddel en inkomstenbelasting

 

Wist je bijvoorbeeld dat je zelfs per zakelijk gefietste kilometer 19 cent kan opvoeren als kostenpost en dus kan aftrekken van de winst? Ook voor woon-werk verkeer. Als je in de stad woont en elke dag naar kantoor fietst kan dat behoorlijk wat belasting schelen. Reis je met het openbaar vervoer of taxi naar een opdracht, dan is de prijs van de gehele reis aftrekbaar.

 

Maar hoe zit dat met de zakelijke kilometers van je eigen auto? Veruit de meeste zzp’ers gebruiken hun privéauto wel eens voor werk. Ook hierbij mag je per gereden kilometer een standaard bedrag van €0,19 aftrekken van de opbrengsten, ook weer voor woon-werk verkeer. Hetzelfde geldt voor een huurauto. Let op dat parkeerkosten hier ook bij in zitten. Deze kosten mag je dan ook niet dubbel terugvragen.

 

 

 

Hoe registreer en declareer je als zzp’er de zakelijke kilometerkosten?

 

Dan moet je natuurlijk wel je gereden kilometers goed bijhouden. Voor zzp’ers met een eenmanszaak is het registreren en boeken van kilometerkosten gelukkig vrij eenvoudig. Het enige wat je nodig hebt is een duidelijk overzicht van de zakelijk gereden kilometers, met daarin minimaal vermeld: reisdoel, datum, bestemming en het aantal kilometers.

Het aantal kilometers vermenigvuldig je met € 0,19 en het totaalbedrag kan je overmaken naar je privérekening als een soort kilometervergoeding, of eenmaal per jaar wegstrepen tegen andere privé opnamen uit het bedrijf.

 

We zijn bij Tellow as we speak bezig met de ontwikkeling van een kilometer-registratietool. Maar tot het zover is helpen we je graag om het het overzicht te behouden. Download onze registratie sheet en je kan direct aan de slag!

 

Download hier onze registratie sheet

 

Maak je gebruik van Tellow? De sheet wordt herkend/uitgelezen, dus kan gewoon (in PDF) aangeleverd worden.

 

 

 

 

Privé vervoermiddel en de omzetbelasting

 

Voor de omzetbelasting wordt het iets lastiger. Je kan namelijk een deel van de betaalde btw op autokosten (onderhoud, benzine) terugvragen, maar dat kan alleen over het deel dat je de auto (fiets of brommer) zakelijk hebt gebruikt.

 

Voor het privé-gedeelte kan je natuurlijk geen btw terugvragen, dus je moet dan een sluitende kilometeradministratie bijhouden waarin de verhouding tussen het privé- en zakelijk gebruik wordt aangetoond.


Voorbeeld: Je rijdt 40.000 kilometer per jaar in je privéauto. 10.000 is privé en 30.000 is zakelijk. Dat betekent dat ¾ van de betaalde btw van de autokosten voor rekening is van het bedrijf (en dus is terug te vragen) en ¼ is dan privé. Let op: Voor de btw telt woon-werk verkeer juist niet als zakelijke kilometers.

Heb je geen sluitend kilometerregistratiesysteem? Dan is er een standaardprijs voor de btw op het privégebruik die de Belastingdienst hanteert. Dit brengen zij in mindering op het volledig betaalde bedrag aan omzetbelasting op autokosten. Je leest er hier meer over.

 

Helder genoeg? Dan kan je nu met een gerust hart de weg weer op, zonder onnodig euro’s te verspillen.

 

Tellow 3 maanden op proef?