Hoe maak je als zzp’er goede facturen?   

Als startende ondernemer krijg je niet iedere maand een vast bedrag op je rekening gestort. Daar moet je zelf voor zorgen door na iedere opdracht een factuur op te sturen naar je klant. Maar hoe stel je een goede factuur op? 

Wat moet er op een factuur staan?

Er is geen vaste opmaak die je aan moet houden voor een factuur, maar er zijn wel vereiste gegevens die wettelijk zijn vastgesteld. De volgende onderdelen moeten sowieso terugkomen:

• Je eigen bedrijfsnaam en adres.
• De volledige bedrijfsnaam en het adres van je klant.
• Je btw-identificatienummer.
• Je KvK-nummer.
• Het factuurnummer. Een logisch systeem is het handigste om je facturen te nummeren. Verwerk bijvoorbeeld het jaar en de maand in de nummering. De factuurnummers moeten op elkaar aansluiten, dus na 2024-01 kun je niet opeens het nummer 2024-04 hebben.
• De factuurdatum en betalingstermijn. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever. Een gangbare betalingstermijn is 30 dagen. Vergeet je een termijn te vermelden? Dan geldt automatisch 30 dagen. Als de klant niet betaalt binnen de afgesproken termijn, dan mag je rente in rekening brengen.
• Een omschrijving van de geleverde dienst of product. Specificeer in ieder geval het aantal uren dat je in rekening brengt en de werkzaamheden die je hebt uitgevoerd. Merk je dat je meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf is afgesproken? Laat je klant dit op tijd weten, zodat deze rekening kan houden met extra kosten of je in overleg nieuwe afspraken kunt maken.  Als je goederen levert, vermeld dan ook een omschrijving van de producten, de hoeveelheid en de prijs. 
• Het btw-tarief en btw-bedrag. Let op, kom je in aanmerking voor de kleine ondernemersregeling? Dan hoef je geen btw op de factuur te zetten.
• Datum van vooruitbetaling of levering. Zet op de factuur wanneer de levering of dienst heeft plaatsgevonden, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan als die afwijkt van de factuurdatum. 
• Je zakelijke rekeningnummer. Hiermee garandeer je dat de klant straks alle gegevens meteen bij de hand heeft en de betaling snel kan doen.

Mag de factuur ook eenvoudiger?

Jazeker, er zijn twee situaties waarin je een vereenvoudigde factuur mag verzenden. Dit mag als het factuurbedrag niet hoger is dan €100 inclusief btw, of als je een factuur opmaakt die de oorspronkelijke factuur vervangt (creditfactuur). De onderdelen die je nog steeds moet vermelden zijn de factuurdatum, je naam en adresgegevens, welke goederen of diensten je hebt geleverd en de btw. Is de factuur een wijziging van een eerdere factuur? Verwijs dan naar de oorspronkelijke factuur.

Wanneer moet je een factuur versturen?

Stuur een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de dienst of het product hebt geleverd. Geef je bijvoorbeeld op 5 juli een training, dan verstuur je de factuur hiervoor uiterlijk 15 augustus.

Hoe stel je facturen snel op?

Je kunt je facturen in Excel of Word opstellen, maar wil je het sneller gepiept hebben? Laat je boekhoudtool het dan doen! Met Tellow kun je facturen gemakkelijk en snel opmaken en naar je klanten versturen. Daarnaast maak je makkelijk en snel offertes, en zet je ze in een klik om in een factuur. Én je loopt nooit geld mis dankzij automatische betalingsherinneringen. Wil je weten hoe je een goede factuur op kunt maken die ook nog eens compleet via jouw huisstijl is? In deze blog over een factuur maken met Tellow ontdek je er meer over.