Reiskosten berekenen als zzp'er 

Auto van de zaak privé gebruiken

Als je de auto van de zaak ook gebruikt voor je wintersportvakantie naar Oostenrijk of voor de wekelijkse boodschappen, dan gebruik jij je zakelijke auto voor privé doeleinden. Als je privé meer dan 500 km per jaar in een auto van de zaak rijdt, dan betaal je hier belasting over. De Belastingdienst ziet het privé rijden in een auto van de zaak namelijk als extra inkomstenbron. Het is dus belangrijk om goed bij te houden en te bewaren hoeveel km's je privé gereden hebt.

Lees ook: welke invloed heeft een lease auto op je hypotheek?

Wat is bijtelling?

Over inkomsten betaal je in Nederland belasting. Dit extra inkomen heet bijtelling. De bijtelling wordt berekend aan de hand van de cataloguswaarde van de auto. 

Voorbeeld: je hebt een auto op de zaak staan uit 2019 en de cataloguswaarde hiervan is €20.000. Het bijtellingspercentage voor deze auto is 22%. De bijtelling is dan €4.400.
Berekening: 22% x € 20.000 = €4.400.

Bijtelling wordt gezien als extra inkomen, waardoor bijtelling eigenlijk je winst verhoogt. Over deze (hogere) winst moet je uiteindelijk belasting betalen. 

Dit is niet het enige dat je in je administratie moet corrigeren voor het privégebruik van je zakelijke auto. Je kunt namelijk alleen de btw op autokosten terugvragen als het om zakelijk gebruik van de auto gaat. Je moet dus inzichtelijk hebben welke kilometers je privé en zakelijk hebt gereden. Daarvoor moet je dus je administratie en kilometers bijhouden. Hieronder leggen we je uit wat je daar vervolgens mee moet doen.

Download een gratis registratietool in dit artikel.

Reiskostenvergoeding voor de Belastingdienst

1. Btw over reiskosten met kilometeradministratie

Stel: je hebt in één jaar 20.000 km met de auto van de zaak gereden. Uit je kilometeradministratie blijkt dat je de auto 20% van de tijd voor privé doeleinden hebt gebruikt. Na een rekensommetje is dit dus 4.000 kilometer. Zoals eerder vermeld heb je €693 aan btw teruggevraagd. Omdat 20% hiervan betrekking had op privé ritjes maak je de volgende correctie in je administratie:

Privé-opname: €138,60
Voorbelasting: €138,60
Berekening: 20% x €693 = €138,60.

In Tellow doe je dit met een memoriaalboeking, lees daar meer over in ons helpcenter.

1. Btw over reiskosten zonder kilometeradministratie

Heb je je kilometers niet bijgehouden? No worries, daar is een oplossing voor. Je dient dan 2,7% van de cataloguswaarde op te nemen als ‘te betalen btw’. Wanneer je bij de aankoop van de auto geen btw hebt afgetrokken mag je 1,5% hanteren. 

Een andere regeling die geldt is dat de te betalen btw in de eerste 4 jaar na aankoop van de auto niet hoger mag zijn dan de afgetrokken btw. De correctie voor privégebruik mag dan niet hoger zijn dan de in dat jaar afgetrokken btw voor onderhoud en gebruik plus 1/5 van de afgetrokken btw. Zie hier het voorbeeld van de Belastingdienst.

Stel je hebt bij de aankoop van de auto de btw volledig afgetrokken en geen kilometeradministratie bijgehouden. De correctie voor het privégebruik is dan €540.

Je maakt de volgende correctie in je administratie:

Privé-opname: € 540
Voorbelasting: € 540

Vaak neem je de btw-correctie mee in de laatste aangifte van het boekjaar. Dan ontstaan er geen suppleties. Een suppletie is een correctie van de btw-aangifte. Als je geen suppletie hebt, is er geen verschil tussen de werkelijk te betalen btw en de afgedragen btw volgens aangiftes.

Reiskosten berekenen: privé auto 

Vaak is het voordeliger om je privé auto voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Waarom? Omdat de kosten die je kunt opvoeren als kilometervergoeding vaak hoger zijn dan de autokosten (de bijtelling) die je kunt opvoeren. Je ziet hier verderop een voorbeeld van.

Je mag €0,19 per zakelijk gereden kilometer declareren. Dit kun je maandelijks doen, maar ook eens per jaar. Je kunt dit bedrag aan jezelf uitbetalen of verrekenen met je privé-opnamen.

Voorbeeld: je hebt 20.000 km met je privé auto gereden, waarvan 80% zakelijk.
Je kunt dus 16.000 km zakelijk declareren. €0,19 x 16.000 km = €3.040. 

Deze reiskosten verwerk je als volgt in je administratie:

Kilometervergoeding (Autokosten in Tellow): €3.040
Privé-opname: €3.040

Reiskosten aftrekbaar? Privé auto zakelijk gebruiken

Ook in dit geval mag je de btw op autokosten aftrekken voor de zakelijk gereden kilometers. Gedurende het jaar kun je gewoon je bonnetjes van autokosten uploaden in je administratie. In plaats van dat deze bonnetjes in de kosten verwerkt worden, worden deze bedragen privé geboekt. Geef in Tellow via de knop ‘markeren’ aan dat het om een privé-opname gaat.

Tellow maakt de volgende boeking met een tankbonnetje van €50:

Privé-opname: €41,32
Voorbelasting: €8,68
Crediteuren: €50

Zo wordt de voorbelasting in mindering gebracht op de te betalen btw. 

Aan het eind van het jaar maak je een correctie voor het deel waarvan de btw voor privégebruik was. Dit kan ook weer op twee manieren.

1. Reiskosten aftrekbaar? Met kilometeradministratie

Stel je hebt een kilometeradministratie bijgehouden. Je hebt 20% privé gereden. 80% van de voorbelasting mag je dus daadwerkelijk aftrekken. Gedurende het jaar heb je €693 btw teruggevraagd. Maar je mocht maar 80%, ofwel €554,40, terugvragen. Je maakt dan de volgende correctie:

Privé-opname: €138,60
Voorbelasting: €138,60

Berekening: €693 x 20% = €138,60.

1. Reiskosten aftrekbaar? Zonder kilometeradministratie

Als je geen kilometeradministratie hebt bijgehouden dien je 1,5% van de cataloguswaarde van de auto op te geven als ‘te betalen btw’. In dit geval is dit dus € 300.

Berekening: 1,5% x €20.000 = €300.

Je maakt dan dezelfde boeking als hierboven.

Privé-opname: €300
Voorbelasting: €300

In dit geval is het dus voordeliger om de auto privé te gebruiken en niet op de zaak te zetten.

Zakelijke auto privé gebruiken

Kosten zakelijke auto

Brandstofkosten: € 2.500
Onderhoud: € 800
Motorrijtuigenbelasting: € 900
Autoverzekering: € 300
Totaal: €4.500

Bijtelling €4.400
Totaal aftrekbare kosten €4.500 - €4.400 = €100

Privé auto zakelijk gebruiken

Kilometervergoedingen € 3.040

Als je kijkt naar het verschil: bij zakelijk gebruik van je privé auto gaat het om €3040 en bij privé gebruik van je auto van de zaak €100.  In totaal scheelt het dus € 2.940 aan aftrekbare kosten. Hiermee kan je €1.176 op belasting besparen! 

Wanneer auto op de zaak zetten?

In sommige gevallen kan het juist wel voordelig zijn om je auto op de zaak te zetten. Dit is het geval  als je een auto hebt die ouder is dan 15 jaar. Je kunt dan bijtelling berekenen over de dagwaarde, en deze ligt vaak een stuk lager dan de cataloguswaarde. Het algemene bijtellingspercentage is dan wel 35%. 

Dit is een standaardsituatie, maar er zijn natuurlijk ook uitzonderingen. Raadpleeg daarom altijd de website van de Belastingdienst om zeker te weten dat je het goed doet.

Makkelijk online boekhouden, ook met reiskosten

In Tellow kunnen zzp’ers gewoon zelf hun boekhouding doen. We hebben een gratis km registratie sheet gemaakt die je gewoon in Tellow kunt uploaden. Download onze gratis kilometer registratie sheet hier. Ben je nog geen Tellow gebruiker, maar wil je financieel overzicht en minder tijd kwijt zijn aan boekhouden? Meld je dan gratis aan voor Tellow.