Hoe zet je een goede zzp administratie op? 

Starten met ondernemen betekent ook starten met boekhouden. Om vervelende verrassingen te voorkomen wil je als zzp’er je administratie goed op orde hebben. Een degelijke administratie is ook wettelijk verplicht voor de Belastingdienst. En het is natuurlijk ook handig voor jezelf. Want hoe meer inzicht in je financiën, hoe eerder je ziet waar je belastingvoordeel kunt halen. Wil je weten hoe je een goede zzp administratie voert? Lees dan snel verder voor onze tips.

Open een aparte betaalrekening voor je zakelijke inkomsten en uitgaven

Stort alle inkomsten uit je onderneming op je zakelijke rekening en vraag opdrachtgevers om op deze rekening te betalen. Zakelijke kosten, zoals de huur van een bedrijfsruimte en een telefoonabonnement, laat je van deze rekening afschrijven. Zo kun je zakelijke en privé uitgaven en inkomsten goed uit elkaar houden. 

Tel op die uren

Om als ondernemer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen moet je aan het urencriterium voldoen. Je moet jaarlijks ten minste 1.225 uren besteden aan het drijven van je onderneming. Van fiscale voordelen wil je natuurlijk optimaal gebruik maken, dus een duidelijke urenregistratie is onmisbaar. Dit kun je simpelweg in Excel doen, maar er zijn ook diverse apps voor, zoals Toggl en Timesheet. Die houden je uren automatisch bij zodat jij je daar niet mee bezig hoeft te houden. 

Stuur regelmatig facturen en check betalingen

Wacht niet te lang met factureren van je harde werk. Meestal worden facturen tweewekelijks of maandelijks verstuurd. Veel freelancers factureren pas aan het einde van de opdracht, maar soms kan het gebruik van deelfacturen slim zijn. Zo zorg je voor een vlotte geldstoom en voorkom je dat je lange tijd zonder geld zit. En je kunt je werkzaamheden op tijd stilleggen wanneer je geen betaling ontvangt. Een andere oplossing om wanbetalers tegen te gaan: biedt klanten aan om vooruit te betalen en fiks korting voor ze als ze hier gebruik van maken. 

Bewaar alles!

Iedere ondernemer heeft een bewaarplicht. Je bent verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst kan op een willekeurig moment checken of je aan de bewaarplicht voldoet. Je moet dan alle gegevens over de afgelopen zeven jaar ter inzage geven. Bewaar in ieder geval alle basisgegevens goed, want deze zijn nodig om de belastingaangiften te controleren. Denk aan: 

• Het grootboek. Al je uitgaven verdeel je in groepen, zoals kosten voor huisvesting, auto of de voorraad. Deze groepen worden grootboekrekeningen genoemd. Door de kostenposten over groepen te verdelen heb je snel inzicht in hoeveel je aan een bepaalde categorie hebt uitgegeven. 
• Debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze bestaat uit alle facturen van je klanten en leveranciers.
• In- en verkoopadministratie. Dit zijn je inkoop- en verkoopfacturen.
• Voorraadadministratie. Als je goederen in- en verkoopt, dan ben je verplicht minstens één keer per jaar de voorraad en de waarde ervan te vermelden in je boekhouding.
• Loonadministratie. Alleen van toepassing als je ook personeel in dienst hebt.

Bespaar tijd met een boekhoudtool

Als je maandelijks tientallen facturen of meer verstuurt en veel bonnetjes hebt, wil je die niet één voor één handmatig invoeren en ook nog het overzicht bewaren. Je hebt wel wat beters te doen! Met een boekhoudtool zoals Tellow kun je eenvoudig online je boekhouding regelen. Jij hoeft alleen je bonnen en facturen te scannen, de Tellow software verwerkt ze onder de juiste kostenpost. Btw-bedragen worden ook automatisch verwerkt op de juiste plek. Aangifte inkomstenbelasting en de kwartaalaangifte zijn dus een piece of cake! Koppel wel even je zakelijke rekening aan de tool. Zo worden informatie over je saldo, transacties en betaalopdrachten automatisch verwerkt in het boekhoudpakket. Wat wil je nog meer? Meld je nu aan en gebruik Tellow gratis.