Reiskosten declareren als zzp’er: zo doe je dat 

Veel zzp’ers moeten voor hun opdrachtgever wel eens de hort op. Je rijdt voor een opdracht met je privé auto naar een werkplek of je voert werkzaamheden uit bij de klant op locatie. Maar reiskosten declareren en factureren, hoe doe je dat eigenlijk? Voor veel ondernemers is dit niet duidelijk. Daarom zet Tellow de mogelijkheden voor je op een rij en bieden we een handige tool aan zodat jij je reiskosten kan berekenen.

Hoe zit het met de reiskostenvergoeding als zzp'er?

Reiskosten zijn een onderdeel van de vergoeding voor je geleverde prestatie(s). Als jouw reiskosten worden vergoed dan telt dit als omzet en moet jij hier als ondernemer btw over in rekening brengen. Je factureert je reiskosten dan ook met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoeding.

Uitgaven die je doet om de omzet te realiseren kan je daarnaast opvoeren als zakelijke kosten. Zakelijke kilometers zijn zakelijke kosten, ongeacht of je die doorberekent aan een opdrachtgever.

Voordelen van reiskosten declareren

1. De reiskosten zijn aftrekbaar van de winst. Hierdoor betaal je als zzp’er minder inkomstenbelasting.
2. Je kan de betaalde btw (omzetbelasting) van een aantal autokosten zoals brandstof en onderhoud in mindering brengen op de te betalen btw.

De hoogte van deze bedragen is afhankelijk van het type vervoersmiddel dat je gebruikt en op welke manier je de kilometeradministratie bijhoudt.

Kilometervergoeding fiets

Wist je dat je zelfs per zakelijk gefietste kilometer 23 cent kan opvoeren als kostenpost en aftrekken van de winst? Dit geldt ook voor woon-werkverkeer. Als je in de stad woont en elke dag naar kantoor fietst kan dat behoorlijk wat belasting schelen. Reis je met het openbaar vervoer of taxi naar een opdracht, dan is de prijs van de gehele reis aftrekbaar.

Declareren reiskosten privé auto

Hoe zit het met de zakelijke kilometers van je eigen auto? Veruit de meeste zzp’ers gebruiken hun privéauto wel eens voor werk.

Ook hierbij mag je per gereden kilometer een standaard bedrag van €0,23 aftrekken van de opbrengsten, ook weer voor woon-werk verkeer. Hetzelfde geldt voor een huurauto. Let op dat parkeerkosten hier ook bij in zitten. Deze kosten mag je niet dubbel terugvragen.

Hoe declareer je zakelijke kilometerkosten?

Om je reiskosten te declareren, moet je wel je gereden kilometers goed bijhouden. Voor zzp’ers met een eenmanszaak is het registreren en boeken van kilometerkosten gelukkig vrij eenvoudig. Het enige wat je nodig hebt is een duidelijk overzicht van de zakelijk gereden kilometers, met daarin minimaal vermeld: reisdoel, datum, bestemming en het aantal kilometers.

Het aantal kilometers vermenigvuldig je met € 0,23 en het totaalbedrag kan je overmaken naar je privérekening als een soort kilometervergoeding of eenmaal per jaar wegstrepen tegen andere privé opnamen uit het bedrijf.

Gemakkelijk km-registratie bijhouden

Tellow heeft een geïntegreerde kilometer-registratietool. Maak een account aan en ga direct aan de slag.

Download gratis registratiesheet
Download hier onze registratie sheet en je kan direct beginnen met bijhouden.

Maak je gebruik van Tellow? De sheet wordt herkend door ons systeem, dus je kunt deze gewoon (in PDF) aanleveren.

Omzetbelasting bij privé vervoermiddel

Voor de omzetbelasting wordt het iets lastiger. Je kan een deel van de betaalde btw op autokosten (zoals onderhoud en benzine) terugvragen, maar dat kan alleen over het deel dat je de auto (of fiets of brommer) zakelijk hebt gebruikt.

Voor de momenten waarop je je auto privé hebt gebruikt, kan je natuurlijk geen btw terugvragen. Je moet daarom een sluitende kilometeradministratie bijhouden waarin de verhouding tussen het privé- en zakelijk gebruik wordt aangetoond.

Voorbeeld: je rijdt 40.000 kilometer per jaar in je privéauto. 10.000 is privé en 30.000 is zakelijk. Dat betekent dat ¾ van de betaalde btw van de autokosten voor rekening is van het bedrijf (en dus is terug te vragen) en ¼ is dan privé.
Let op: voor de btw telt woon-werkverkeer juist niet als zakelijke kilometers.

Heb je geen sluitend kilometerregistratiesysteem? Dan is er een standaardprijs voor de btw op het privégebruik die de Belastingdienst hanteert. Dit brengen zij in mindering op het volledig betaalde bedrag aan omzetbelasting op autokosten. Je leest er hier meer over.

Helder genoeg? Dan kan je nu met een gerust hart de weg weer op, zonder onnodig euro’s te verspillen.